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Diagnóstico de procesos

Cómo trabaja hoy Reparatec (taller ficticio)

Mapa de procesos y procedimientos de las cuatro áreas del negocio, dibujados con el estándar BPMN 2.0 a partir de lo que contó el propio equipo.

  1. 1Mapa de procesos
  2. 2Oportunidades de IA y tecnología
  3. 3Seguridad
  4. 4Hoja de ruta
Fecha
10 de octubre de 2026
Preparado por
Pluver
Información de
Ana (ficticia) (Dueña), Beto (ficticio) (Recepción o asesor)
Estado
Borrador para validar con el equipo

Resumen

2
procesos mapeados
10
pasos documentados
3
roles que intervienen
0
herramientas en uso
5
traspasos entre personas
0
pasos a mano
1
problemas señalados
por el propio equipo
ÁreaProcesosPasosProblemasPor confirmar
MarketingSin procesos descritos en el cuestionario
Ventas1301
Fulfillment1710
AdministraciónSin procesos descritos en el cuestionario

Lo que quiere conseguir

  • Que el negocio dependa menos de mí
  • Menos errores
  • Atender mejor a los clientes

Lo que hoy más tiempo o dinero le quita, en sus palabras

Contestar WhatsApp todo el día y perder de vista qué equipos ya están listos

Otras respuestas del cuestionario

procesos prioritarios
Hacer y entregar el trabajo o servicio, Hacer y dar seguimiento a cotizaciones, Cobrar y perseguir pagos atrasados

Cómo leer los diagramas

EmpiezaLo que pone en marcha el proceso.
TerminaCómo acaba. Puede haber varios finales.
TareaAlgo que hace una persona o un programa. El número es el paso del procedimiento.
DecisiónUna pregunta: según la respuesta se sigue por un camino u otro.
EsperaUn tiempo en el que no se puede avanzar.
MensajeAlgo que va o viene de fuera: el cliente, un proveedor.
CarrilCada franja es un rol: todo lo que está en ella lo hace esa persona.
En rojoEl equipo contó que aquí algo falla o se atasca.
En amarilloPor confirmar: falta que el equipo diga si es así.

Mapa general

Todos los procesos descritos, ordenados por el camino que recorre un cliente: primero se le atrae, luego se le vende y después se le entrega. Administración sostiene a los tres. «→» indica qué proceso empieza cuando termina ese. Pincha uno para ir a su detalle.

Procesos clave: el camino del cliente
Clientecon una necesidad
MarketingAtraer

Sin procesos descritos

VentasVender
VEN-01Hacer y dar seguimiento a cotizaciones→ FUL-011
FulfillmentEntregar
FUL-01Hacer y entregar el trabajo o servicio1
Clienteatendido
Procesos de soporte
AdministraciónSostener

Sin procesos descritos

Área

Ventas

1 proceso
VEN-01

Hacer y dar seguimiento a cotizaciones

Frecuencia
4 veces al día
De principio a fin
1-2 días

Pincha una caja para ver su paso en el procedimiento. Para moverte con la rueda del ratón, haz clic antes dentro del diagrama.

Lo que dice el mapa

3 pasos1 decisión1 rol4 intercambios con fuera1 espera

Recepción o asesor hace 3 de 3 pasos, es una sola persona y el proceso no está escrito.

Procedimiento (SOP) · 3 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Llega una petición del cliente
Termina
Cotización aceptada / Cotización rechazada
Después pasa a
FUL-01
NºQué se haceQuiénCon quéTiempo
1 Recibir el mensaje del cliente Recepción o asesor
2 Preguntar el precio de la pieza al proveedor Recepción o asesor
⏱Esperar el precio del proveedor
3 Mandar la cotización
  • Se entera por: por WhatsApp
 Recepción o asesor
◆¿Acepta la cotización? (decide: Recepción o asesor)
  • Sí → termina: «Cotización aceptada»
  • No → termina: «Cotización rechazada»
Excepciones y casos raros

Ninguna declarada.

Cómo se mide

Hoy no se mide. Pendiente de definir.

Por confirmar
  • Falta quién es el responsable final del proceso.
Área

Fulfillment

1 proceso
FUL-01

Hacer y entregar el trabajo o servicio

Responsable
Técnico
Frecuencia
15 veces a la semana
De principio a fin
3-7 días

Pincha una caja para ver su paso en el procedimiento. Para moverte con la rueda del ratón, haz clic antes dentro del diagrama.

Lo que dice el mapa

7 pasos1 decisión3 roles5 traspasos entre personas4 intercambios con fuera2 esperas1 problema señalado2 idas y vueltas
Procedimiento (SOP) · 7 pasos
Para qué sirve
Por confirmar
Empieza
Llega un cliente con su equipo
Termina
Equipo devuelto sin reparar / Laptop reparada, entregada y cobrada
Responsable
Técnico
NºQué se haceQuiénCon quéTiempo
1 Recibir el equipo y hacer la orden de servicio Recepción o asesor
2 Diagnosticar el equipo
  • Se entera por: con un papel o nota
 Técnico
3 Mandar la cotización por WhatsApp
  • Se entera por: se lo dicen en persona
 Recepción o asesor
⏱Esperar la autorización
◆¿Autoriza la reparación? (decide: Recepción o asesor)
  • Sí → paso 4 (Pedir la refacción al proveedor)
  • No → termina: «Equipo devuelto sin reparar»
4 Pedir la refacción al proveedor
  • Se entera por: nadie le avisa, revisa por su cuenta
Nadie le avisa al técnico que ya autorizaron; se entera días después
 Técnico
⏱Esperar la refacción
5 Reparar y probar el equipo
  • Se entera por: por llamada
 Técnico
6 Avisar que está listo
  • Se entera por: se lo dicen en persona
 Recepción o asesor
7 Cobrar y entregar el equipo
  • Se entera por: se lo dicen en persona
 Cajero
Excepciones y casos raros

Ninguna declarada.

Cómo se mide

Hoy no se mide. Pendiente de definir.

Por confirmar

Lo que el cuestionario no deja claro. Son las preguntas para la sesión de validación con el equipo: hasta que se contesten, lo marcado en amarillo es una suposición, no un dato.

Procesos que existen pero no se han descrito

  • Ventas · Hacer y dar seguimiento a cotizaciones
  • Fulfillment · Recoger equipos a domicilio
  • Administración · Cobrar y perseguir pagos atrasados
  • Administración · Facturar (CFDI)
  • Administración · Factura global de las ventas sin factura
  • Administración · Corte de caja

VEN-01 · Hacer y dar seguimiento a cotizaciones

  • Falta quién es el responsable final del proceso.

Siguientes pasos

Este mapa es el primer paso. Lo que sigue se construye sobre él: sin saber cómo se trabaja hoy no se puede decidir qué cambiar ni en qué orden.

Fase 2

Mejoras y oportunidades de IA

Primero lo que se mejora sin tecnología; luego dónde una automatización o la IA ahorran tiempo o errores, cuánto, con qué esfuerzo y con qué riesgos, con las herramientas que ya se pagan primero.

Fase 3

Roadmap y propuesta

Todo lo anterior ordenado en etapas, de lo que se nota rápido a lo más ambicioso, con lo que recupera el negocio y lo que cuesta.

Fase 4

Implementación y mantenimiento

Se construye por etapas, se capacita al equipo y se cuida cada mes para que siga funcionando.

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